El departamento de Administración y Finanzas de SAMU se ha transformado en uno de los pilares estratégicos de la organización gracias a un proceso de digitalización y modernización sin precedentes. Juan Feito, director financiero de SAMU, recuerda que cuando se incorporó a la organización en octubre de 2021 como interim manager de finanzas, la situación requería un cambio urgente. El sistema de información era obsoleto y no existían datos básicos para evaluar la rentabilidad o el coste real de los servicios. Ni el equipo ni un asesor externo contratado previamente habían logrado aportar la claridad financiera que requería la entidad. La dirección general, con Carlos González de Escalada al frente, decidió actuar. Su apoyo fue clave para iniciar una transformación profunda.

«En mis intervenciones suelo llegar a organizaciones en momentos complejos, que requieren medidas drásticas a corto plazo. No hay tiempo para construir equipos desde cero, así que mi estilo tiene que ser directo, orientado a objetivos», explica Feito. En SAMU, su papel ha sido decisivo en una etapa de crecimiento e internacionalización. Feito destaca la ayuda constante de Carlos González de Escalada, presidente de SAMU, y Juan González Escalada, vicepresidente de SAMU Corporación, cuya experiencia y conocimiento de la estructura estadounidense de SAMU fueron clave. “Además, la capacidad de mediación y gestión de situaciones complejas de Juan González de Escalada ha sido fundamental en todo este proceso”.

Hace solo cuatro años, el trabajo en el departamento de Administración y Finanzas (DAF) de SAMU se hacía de forma manual. Las facturas de los más de cien recursos diferentes de la organización llegaban cada quince días en sobres físicos y se contabilizaban una a una, tal como recuerda Feito. Hoy, el sistema ha dado un giro total: las facturas se reciben por correo electrónico o por una app específica, pasan por un sistema de reconocimiento automático (OCR) y por un circuito de aprobación digital antes de incorporarse a la contabilidad y a la cartera de pagos. El tiempo de respuesta y la fiabilidad han mejorado de forma notable.

Este cambio, que forma parte de la transformación digital de la entidad bajo el emblema de SAMU Orión, ha permitido pasar de un departamento reactivo a uno proactivo, con capacidad de anticipación y control. El mayor beneficio, según Feito, es la disponibilidad de información financiera precisa y útil para la toma de decisiones, tanto en la Dirección General como en los centros.

Actualmente, el DAF está compuesto por diez personas comprometidas con la misión de SAMU. El departamento se estructura en dos áreas principales: control financiero y contabilidad.

El jefe de Administración de SAMU, Manuel Carvajal, que se incorporó a la organización en octubre de 2022, ha sido fundamental en la transformación del DAF. «He tenido la suerte de contar con él para llevar a cabo este trabajo de transformación. En este tiempo, Carvajal ha demostrado su gran valía y compromiso con la corporación», destaca Juan Feito. Ahora, Carvajal está a cargo del área de contabilidad, auditoría y fiscalidad. Le acompañan Rosario García, a la que todos le piden consejo por su profesionalidad, disposición a ayudar y conocimiento de SAMU; Víctor González, Alejandro Pérez, Luz Utrera y Mar Cotán. También se ha incorporado Raúl Llera, en prácticas de formación.

En el área de Tesorería, dirigida por el adjunto a la dirección financiera, Manuel Pavón, están Marisa Caballero, Asunción Navarro y Lucía Sánchez. Esta última, además, tiene la misión específica de analizar los costes de las distintas áreas de la organización.

A este equipo se suma también María Assaf, recepcionista de las oficinas centrales de SAMU en la isla de la Cartuja (Sevilla) y «que siempre está dispuesta a echar una mano».

El buen ambiente laboral es uno de los activos más valorados por Feito. «Hay confianza mutua y cada persona siente que su trabajo se valora. Eso hace que todos estén dispuestos a ayudar cuando hace falta».

El cambio tecnológico de este departamento no se limita al manejo de facturas. La implantación de tarjetas Pleo ha transformado la gestión de gastos en los centros. Marisa Caballero ha sido clave en esta transición, hasta el punto de que en toda la organización se la conoce como “Marisa Pleo”.

Entre las herramientas digitales más utilizadas destacan Ubyquo, lector OCR para las facturas; Workflow, para su validación y autorización; Agicap, como sistema de gestión y previsión de tesorería; y Power BI, que permite visualizar en tiempo real la situación económica de los centros, las áreas y las empresas del grupo. Cada director de centro dispone de una cuenta de resultados personalizada que le permite actuar sobre su propia realidad financiera.

Además, se ha desarrollado un dashboard específico para la deuda, que facilita la gestión del cobro y el control del tiempo de antigüedad de cada cliente. «Hoy, el equipo dedica menos tiempo al trabajo mecánico y más a supervisar procesos y proponer mejoras. La transformación digital ha liberado recursos para pensar», resume Feito.

Rumbo al futuro

La evolución del DAF no ha terminado. La idea es continuar con la transformación digital y la aplicación de la Inteligencia Artificial a los procesos y la ayuda en la toma de decisiones. La siguiente meta es interiorizar un área fiscal, con la incorporación de un perfil junior especializado. Esta función, que hasta ahora asumen Manuel Carvajal y Víctor González con apoyo de asesores externos, ganará solidez con un control más interno.

También se quiere dar un nuevo impulso al análisis de costes. Lucía Sánchez, con formación específica en Control de Gestión, jugará un papel clave junto a Manuel Carvajal. «La prioridad ha sido siempre eliminar tareas sin valor añadido, optimizar el tiempo de trabajo y ofrecer información financiera útil para mejorar el margen de explotación», señala Feito. En este sentido, en noviembre de 2024 se incorporó al equipo Manuel Pavón con el objetivo de asumir la dirección financiera. Él será el encargado de continuar con los cambios ya en marcha.

El equipo de Administración y Finanzas de SAMU se caracteriza por la constancia y la organización. «Como decía una persona muy querida, estos valores son los que definen al departamento», afirma Feito. La motivación por hacer bien las cosas y la cultura del trabajo bien hecho forman parte del ADN de un equipo que ha demostrado estar a la altura de los desafíos más complejos.

Desde la transformación tecnológica hasta el crecimiento internacional de SAMU, el DAF ha sabido adaptarse sin perder el foco en lo esencial: aportar valor a la organización. «Como dice Jim Collins, en las empresas hay que elegir muy bien a los equipos que te ayuden a llegar lejos. No basta con subir al autobús a las personas adecuadas. También hay que sentarla en el lugar correcto», concluye Feito. En SAMU, ese autobús ya ha tomado velocidad de crucero.

El área de Innovación e Implantación digital de SAMU ha iniciado un plan de implementación de las nuevas herramientas desarrolladas por la entidad en su proceso de transformación digital, bajo el emblema de SAMU Orión.

La directora del departamento, Almudena Chávez, visitará a lo largo de este año más de 20 centros y servicios de la organización repartidos por el país con el objetivo de verificar el funcionamiento de estas nuevas herramientas y promover su uso entre los distintos equipos.

Si durante 2024 la entidad trabajó en la implantación de SAMS (SAMU Advanced management system), el sistema de gestión avanzada de SAMU, ahora se afana en que la transformación digital transite desde el desarrollo de proyectos hacia su puesta en marcha y su uso efectivo por parte de los propios trabajadores.

En esta fase, el trabajo de Innovación e Implantación Digital es comprobar que todos los usuarios tienen un acceso adecuado a las herramientas digitales y resolver las distintas incidencias que puedan producirse.

Este enfoque permitirá identificar, de manera inmediata, cualquier dificultad en el uso de la tecnología y actuar de forma proactiva para resolver incidencias para evitar así que los problemas técnicos se conviertan en obstáculos para la gestión diaria.

El apartado de formación en el uso de estas nuevas herramientas digitales, sin embargo, corresponde a los directores de área o técnicos especializados, en función del caso.

Entre las soluciones desarrolladas bajo el emblema de SAMU Orión figura la generación de KPIs en el seno de la organización, los llamados indicadores clave de rendimiento. Estos indicadores tienen un gran impacto organizacional y económico en SAMU. Se han desarrollado, entre otros, KPIs de pagos y gastos, de absentismo, de ranking y el llamado “semáforo”. Este último ofrece, de un vistazo, un estatus general, claro y conciso de la situación económica de los centros seleccionados en un periodo determinado.

La formación en KPIs también está siendo impulsada por Academia SAMU, que el 25 de febrero ofreció un curso sobre la gestión e interpretación de estos indicadores a directivos de la entidad.

Además, las diferentes áreas de SAMU trabajan en la extensión del uso de las aplicaciones digitales desarrolladas para sus ámbitos de interés como Ticketing SAMU, Matriz de Calidad, Formulario de Siniestros, el Campus Online de SAMU y el propio SAMS, sobre el que se sigue realizando un seguimiento por ser una herramienta clave en la gestión cotidiana de los equipos de SAMU.

La aplicación de ticketing impone una forma de proceder organizada y optimizada, centralizando la gestión de incidencias en un espacio digital que marca tiempos de respuesta y asigna responsables para reducir la inercia administrativa.

La Matriz de Calidad de SAMS, bajo el liderazgo de María José Tinoco, directora de Acción Social, es un sistema que permite evaluar la calidad de los centros y servicios sociales y sociosanitarios de SAMU.
El Formulario de Siniestros es una APP que recoge los datos de un siniestro y que permite realizar un seguimiento del mismo por parte de la administración de SAMU, especialmente aquellos en los que están implicadas las compañías aseguradoras.

Campus Online es un desarrollo liderado por Macarena Moreno, directora de Talento. Consiste en un espacio que facilita píldoras formativas de interés para la persona trabajadora permitiendo una capacitación cercana y actualizada.

“La transformación digital no solo consiste en la generación y el desarrollo de ideas innovadoras o disruptivas, sino también en explotar y mantener esas ideas. Una herramienta que no se usa, muere. Ese es el reto que tenemos como organización”, apunta Almudena Chávez, que ha iniciado en Madrid este nuevo proyecto.